Автоматизация кассовых операций. Автоматизация контрольно-кассовых операций Особенности учета кассовых операций в условиях автоматизации

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии.

Что же следует понимать под "автоматизированными информационными технологиями в учете". Это система функционирования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.

В курсовой работе предметной областью автоматизации является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций. Этот раздел бухгалтерского учета необходимо автоматизировать, так как предприятия различных форм собственности и организационно-правовых форм все без исключения используют в своем учете кассовые операции.

Основными задачами бухгалтерского учета кассовых операций являются:

• * проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;
• * обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;
• * своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;
• * обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима.

История кассовых операций начинается с 13 июля 1875 года, когда Дэвид Браун получил патент на "аппарат для транспортировки товаров, наличных денег и прочих мелких грузов". С этого момента началась эра автоматизации и учета розничных операций.

Розничная торговля значительно изменилась с развитием мегаполисов. Продавец, обычно это хозяин магазина, знал всех своих посетителей по имени, отдавал товары в кредит, был приятелем и хорошим собеседником. В любом магазине большого города наблюдалась совсем другая ситуация: клиенты требовали повышенного внимания, деньги - учета, а продавцы - контроля. Аппарат Дэвида Брауна был создан для осуществления контроля над всеми расчетами в магазине. Система представляла собой корзинки, подвешенные к веревочной карусели. Продавец, приняв от клиента деньги за товар, направлял их в корзинке кассиру, который отдавал назад сдачу и товарный чек. В крупном универмаге кассир сидел в центре "паутины", по нитям которой к нему стекалась наличность из разных отделов. Первый опыт внедрения системы, осуществленный в крупнейшем мебельном магазине в Массачусетсе в 1879 году, привел к существенному увеличению объемов продаж, сокращению времени на проведение торговой операции и улучшению контроля за движением средств и остатка товара на складе. Система Брауна стала востребованной всеми крупными магазинами, стали поступать заказы из США, а позже и Европы. Вильям Лэмсон, владелец мебельного магазина, купил права на изобретение Дэвида Брауна и в 1882 году создал компанию Lamson Cash Railway Company. Система была надежна и неприхотлива, ее техническое обслуживание и устранение поломок занимало немного времени и выполнялось любым сотрудником магазина с помощью минимального набора инструментов. Разработки новых версий системы шли постоянно: в начале XX века компания представила скоростные варианты на основе пневматической трубы либо, в другой версии, на основе катапульты из эластичного материала. Однако самый первый вариант все равно оставался наиболее востребованным.

Изобретенный в 1884 году братьями Ритти кассовый аппарат занял свое законное место в центре инфраструктуры магазина с системой Лэмсона. Он позволял кассиру не только быстрее и правильнее произвести расчет, но и обладал функцией, из-за которой налоговые органы впоследствии сделали его обязательным во всех розничных точках: он сохранял в памяти информацию обо всех платежах. Однако именно кассовый аппарат и стал причиной гибели простого и надежного изобретения Брауна - его возможностей оказалось достаточно, чтобы заменить собой громоздкую систему. В 1950 году компания Лэмсона прекратила производство, однако еще несколько десятилетий многие магазины продолжали пользоваться этим устройством, которое долгие годы было основной частью торговых предприятий.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 №40)

Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия - кассир. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в размере, который устанавливает банк, обслуживающий эту организацию.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

• 1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
• 2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
• 3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
• 4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

На территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в соответствии с Федеральным Законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" используется контрольно-кассовая техника. Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

Корректное осуществление кассовых операций – залог правильного учета движения денежных средств. В настоящее время компьютерные технологии значительно упрощают ведение кассовых операций, делают его более эффективным. Современные технологии позволяют вычислительным технологиям оптимально вписываться в деятельность предприятия, осуществлять учет компьютеризированно.

Как правило, кассир является тем человеком, который владеет информацией о денежных средствах, обрабатывает ее, ведет кассовую книгу. Автоматизация учета способна облегчить работу бухгалтера.

Автоматизация предполагает несколько форм деятельности. Это, прежде всего, составление первичных документов, ведение кассовой книги, ведение валютного учета, закрытие бухгалтерских счетов и так далее. Кроме того, это составление баланса и других форм отчетности.
Для того, чтобы автоматизация учета велась правильно, корректно, к информационным технологиям необходимо предъявлять ряд немаловажных требований.

• Повышение качества обслуживания.
• Повышение качества учета. Это будет достигнуто посредством расширения аналитичности показателей, достоверности данных и так далее.
• Улучшение организации учета. Это достигается при помощи автоматизации вычислительных функций.

Наиболее значимые системы автоматизации

В современном мире используется достаточно много бухгалтерских программ. Компания или производство будет успешно развиваться только при наличии мощного инвестора, профессиональной команды разработчиков, менеджеров и маркетологов.

В настоящее время бесспорным лидером по продажам бухгалтерских программ является компания «1С». Одним из самых популярных продуктов является программа . Не стоит думать, что на этом все ограничено. Эта программа имеет несколько разновидностей: базовую и профессиональную. Кроме того, существуют разные ее модификации.

Еще одним средством автоматизации является система БЭСТ-3. Эту систему характеризует мощный аналитический учет. Кроме того, система БЭСТ-3 обеспечит отличный уровень автоматизации, благодаря своей универсальности, простоты эксплуатации, настройки, гибкости.
Стоит упомянуть о компании «АйТи», которая является одной из самых успешных среди отечественных компаний, которая уже разработала и реализовала более 200 своих проектов.
Количество фирм, которые разрабатывают программы учета, постоянно увеличивается, происходит совершенствование учета кассовых операций.

Автоматизация кассовых операций

На предприятии ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» для автоматизации бухгалтерского учета используется программа «1С: Бухгалтерия 8.0»

Для регистрации поступления наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер».

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных операций:

Оплата от покупателя;

Прием розничной выручки;

Возврат денежных средств подотчетным лицом;

Возврат денежных средств поставщиком;

Получение наличных денежных средств в банке;

Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;

Прочий приход денежных средств.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами в момент оплаты обязаны выдавать кассовые чеки. Для этой цели в программе «1С: Предприятие 8.0» реализована возможность печати приходного кассового ордера на фискальном регистраторе.

Для печати кассового чека в документе «Приходный кассовый ордер» предназначена кнопка «Чек». При нажатии на кнопку «Чек» программа запросит о проведении документа и при положительном ответе распечатает кассовый чек. Номер чека будет отражен в форме приходного кассового ордера.

При заполнении «Приходного кассового ордера» (Приложение

№8), указывается наименование предприятия (полное название предприятия или сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия), в кассу которого приходуются наличные денежные средства. В данном случае это ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь». Также указываются идентификационные коды предприятия по ОКУД - 0310001 и ОКПО - 77327639.

В документе указывается номер документа и дата его составления - 06.11.2008; указывается кредит счета, корреспондирующего с дебетом счета 50 «Касса» и сумма цифрами, которая приходуется в кассу - 18000.

На основании «Приходного кассового ордера» формируется проводка:

Принята в кассу выручка за реализованные товарно-материальные ценности

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 18000.00

В документе указывается от кого принято, в данном случае это Кассовый аппарат №20632083 и основание для внесения наличных денежных средств в кассу предприятия - выручка ККМ №20632083.

Ниже указывается сумма выручки прописью:

Восемнадцать тысяч 00 копеек, приложение: Контрольная лента №0590 и указываются подписи главного бухгалтера - Алферовой Н.А. и кассира - Медведевой Д.В. и расшифровки подписей.

В программе 1С «Предприятие 8.0» квитанция формируется автоматически.

Для регистрации расхода наличных денежных средств из кассы предназначен документ «Расходный кассовый ордер».

Выдача наличных с применением расходного кассового ордера (РКО) осуществляется в таких случаях:

В зависимости от количества лиц, которым выдаются денежные средства:

1) выдача денежных средств одному лицу, которое:

а) является штатным работником предприятия;

б) не является штатным работником предприятия;

2) оформление одного РКО на общую сумму выданных денежных средств нескольким лицам согласно платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

В зависимости от вида операций РКО применяется:

1) для внесения их в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия;

2) для выплаты зарплаты;

3) для оплаты полученной продукции (товаров, работ, услуг) и т.д.

«Расходный кассовый ордер» (Приложение №9) заполняется аналогично «Приходному кассовому ордеру». В РКО должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование предприятия - ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь»;

2. Коды предприятия по ОКУД - 0310002 и ОКПО - 40429196;

4. Корреспондирующий счет: Указывается дебет счета, корреспондирующего с кредитом счета 50 «Касса»;

5. Сумма, подлежащая выплате указывается цифрами - 1352.00;

На основании данных о корреспондирующем счете и сумме выплаты составляется проводка:

Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин в период гарантийного срока

Кредит 50 «Касса» - 1352.00

6. Указывается получатель денежных средств - Белозерова Н.Д.;

7. Указывается основание для выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия: Возврат товара от покупателя;

8. Сумма указывается прописью;

9. Указываются документы, связанные с осуществлением операции по внесению наличности в кассу, прилагаемые к ПКО. В данном случае таким документом является Заявление от покупателя;

10. Подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера. В период отсутствия на работе руководителя или главного бухгалтера РКО имеют право подписывать лица - работники предприятия, которым руководителем или владельцем предприятия предоставлено право подписи кассовых документов. Если к РКО прилагаются документы, служащие основанием для выдачи денежных средств из кассы и в них имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, то подпись на самом РКО не обязательна;

11. Указывается наименование и номер, когда и кем выдан документ, удостоверяющий личность получателя. Данная строка может и не заполняться в случае если наличные денежные средства получает штатный сотрудник предприятия;

12. Указывается кассир, выдавший денежные средства из кассы.

Расходные документы сразу же после выдачи денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются оттиском штампа «Оплачено» или аналогичной надписью с указанием даты (число, месяц, год).

Необходимо помнить, что:

Передача РКО производится непосредственно из бухгалтерии в кассу;

Выдача РКО на руки лицам, получающим деньги, запрещается;

Выдача денег по РКО может проводиться только в день их составления и только лицу, указанному в ордере, за исключением выдачи денежных средств из кассы по доверенности и оформления РКО по выданным денежным средствам согласно Платежной ведомости или Расчетно-платежной ведомости.

В «1С: Бухгалтерии 8» кассовая книга является отчетной формой, в которой отражаются движения наличных денежных средств.

Пользователь может распечатать бумажную отчетную форму, содержащую вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира для произвольного периода времени.

Действующий порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» обязывает кассира делать это ежедневно, поэтому кассиру ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» правильно действовать следующим образом. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает из «1С: Бухгалтерии 8» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу). Оба листа с приложением денежных документов кассир отдает главному бухгалтеру, тот подписывает вкладной лист и возвращает кассиру. Собранные вкладные листы кассовой книги кассир подшивает в кассовую книгу в течение отчетного периода.

Важной особенностью кассовой книги является то, что она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров. В кассовую книгу также попадают записи о переоценке наличных валютных средств.

На основании Приложения №10 «Кассовая книга» (вкладной лист), формируются следующие проводки:

1. Принята в кассу выручка за реализованные товарно-материальные ценности:

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 18000,00

2. Принята в кассу выручка за реализованные товарно-материальные ценности:

Дебет 50 «Касса» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 3173,00

3. Переданы инкассатору наличные денежные средства ЗАО «Торговый Дом «ЦентрОбувь» для отправки в банк:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 «Касса» - 19000,00

4. Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин в период гарантийного срока

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит 50 «Касса» - 1592,00

5. Возвращены деньги покупателю, вернувшему товар в магазин в период гарантийного срока

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 50 «Касса» - 1352,00

Итого за день определяется по приходу и по расходу. Для этого вычисляется сумма всех поступивших и выданных денежных средств из кассы.

Итого за день (приход) = 18000+3173=21173

Итого за день (расход) = 19000+1592+1352 = 21944

Остаток на конец дня = Остаток на начало дня + итого за день (приход) - итого за день (расход)

Остаток на начало дня составляет 7885,46.

Остаток на конец дня = 7885,46 + 21173,00 - 21944,00 = 7114,46

Ниже ставится подпись и расшифровка подписи кассира, указывается количество приходных и расходных документов и ставится подпись и расшифровка подписи бухгалтера.

Автоматизация бухгалтерского учета кассовых операций решает следующие задачи:

проведения наличных и валютно-обменных операций в кассах банка;

автоматического учета ценностей и бланков строгой отчетности;

взаимодействия касс и хранилища банка;

учета наличных средств в разрезе рабочих мест кассиров, подведения итогов по кассам.

Организация кассовой работы в банках Республики Беларусь осуществляется в соответствии с Инструкцией по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 декабря 2006 г. № 211 (в ред. от 26.08.2010 N 362).

Для осуществления кассового обслуживания клиентов банка, а также выполнения операций с денежной наличностью и иными ценностями банки создают у себя кассовые узлы.

Устройство и оборудование кассовых узлов должны соответствовать техническим требованиям и обеспечивать нормальные условия для работы персонала и обслуживания клиентов, а также сохранность ценностей, документов и безопасность работников. Наиболее укрепленным помещением кассового узла должно быть хранилище ценностей.

Для комплексного обслуживания клиентов и обработки денежной наличности банки могут открывать: приходные, расходные, приходно-расходные, вечерние кассы, кассы по подготовке авансов и кассы пересчета денежной наличности.

Для оприходования всей поступившей денежной наличности и иных ценностей и совершения расходных кассовых операций в банке создается операционная касса.

Прием наличных белорусских рублей в кассу банка осуществляется по следующим документам:

объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции;

извещению, представляющему собой комплект документов, состоящий из извещения и квитанции;

извещению согласно форме, установленной получателем платежа;

комплекту квитанций;

приходному кассовому ордеру.

Прием наличной иностранной валюты в кассу банка осуществляется по приходному валютному ордеру.

Прием ценностей, подлежащих учету на внебалансовых счетах, в кассу банка осуществляется по приходному внебалансовому ордеру.

Получив от ответственного исполнителя приходный кассовый документ кассир проверяет наличие подписи вносителя денежной наличности, наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам, сверяет соответствие указанных в них сумм цифрами и прописью, а в объявлении на взнос наличными и комплекте квитанций, кроме того, – тождественность суммы, указанной в составных частях комплекта этих документов. После проверки приходных кассовых документов кассир вызывает вносителя денежной наличности и принимает ее полистным пересчетом.

Получив от клиента извещение, кассир проверяет наличие подписи вносителя денежной наличности и тождественность сумм, указанных в его составных частях, после чего принимает денежную наличность полистным пересчетом.

На столе кассира должна быть денежная наличность только от лица, ее вносящего. Вся ранее принятая кассиром денежная наличность должна храниться в индивидуальных средствах хранения ценностей.

После приема денежной наличности по извещениям (коммунальные платежи) кассир вносит в реестр принятых платежей сумму, реквизиты плательщика и получателя платежа, а также другие реквизиты, определенные договором между банком и получателем платежа. Реестр принятых платежей ведется отдельно для каждого получателя платежа.

В конце рабочего дня на основании приходных кассовых документов кассир составляет отчетную справку о кассовых оборотах за день и остатках ценностей и сверяет сумму по этой справке с суммой фактически принятой денежной наличности (после чего передает извещения или извещения вместе с реестрами принятых платежей ответственному исполнителю для составления приходных кассовых ордеров и отражения операций по счетам бухгалтерского учета). Извещения и реестры принятых платежей высылаются получателю платежа, приходные кассовые ордера возвращаются кассиру для отчета перед заведующим операционной кассой.

Принятую денежную наличность кассир формирует и упаковывает и сдает ее вместе с отчетной справкой и приходными кассовыми документами заведующему операционной кассой.

Выдача наличных белорусских рублей из кассы банка осуществляется по следующим документам:

– чекам из денежных чековых книжек установленных форм;

– расходному кассовому ордеру.

Выдача наличной иностранной валюты из кассы банка осуществляется по расходному валютному ордеру.

Для совершения расходных операций кассир получает от заведующего операционной кассой под отчет необходимую сумму денежной наличности под роспись в книге учета принятых и выданных ценностей кассовым работником.

Получив денежный чек, расходный кассовый ордер или расходный валютный ордер, кассир:

проверяет наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, – наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам;

сверяет сумму, проставленную на расходном кассовом документе цифрами, с суммой, указанной прописью;

проверяет, есть ли расписка в получении денежной наличности на расходном кассовом документе;

проверяет наличие данных документа, удостоверяющего личность получателя денежной наличности в соответствии с законодательством Республики Беларусь, на расходном кассовом документе (за исключением работников банка);

подготавливает сумму денежной наличности, указанную в расходном кассовом документе;

вызывает получателя денежной наличности по номеру расходного кассового документа и спрашивает у него получаемую сумму;

сверяет номер контрольной марки (отрывного талона) с номером на расходном кассовом документе и приклеивает контрольную марку (отрывной талон) к расходному кассовому документу;

уточняет у получателя, будет ли он пересчитывать денежную наличность в присутствии работника банка, выдает ее получателю и подписывает расходный кассовый документ.

В конце рабочего дня кассир сверяет сумму денежной наличности, принятой под отчет, с суммой расходных кассовых документов и остатком денежной наличности, составляет и подписывает отчетную справку.

Остаток денежной наличности кассир вместе с расходными кассовыми документами за день и отчетной справкой сдает заведующему операционной кассой.

При отражении на счетах бухгалтерского учета кассовых операций используются счета группы 10 «Денежные средства».

Счета – активные, то есть по дебету счетов отражается поступление денежной наличности, по кредиту – ее выдача из касс банка. Аналитический учет ведется по каждой операционной кассе, по каждой кассе банка вне кассового узла и по видам валют.

Кассовые документы по операциям с наличными белорусскими рублями и наличной иностранной валютой формируются в сроки, предусмотренные графиком документооборота в банке, в отдельные папки за каждый день. Кассовые документы, срок хранения которых превышает три года, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на титульном листе общей папки кассовых документов делается отметка.

При формировании папки кассовые документы вместе с приложениями к ним подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастающей нумерации) отдельно по приходным и расходным операциям. Внебалансовые документы подбираются по номерам внебалансовых счетов: сначала - приходные, а затем - расходные.

Ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых ордеров, подписанные работником, производившим подсчет, помещаются в папке впереди кассовых документов.

Работник, формировавший папку с кассовыми документами, на ее лицевой стороне оформляет и подписывает титульный лист папки с кассовыми документами.

Приходные и расходные кассовые операции отражаются в АБС СТ.БАНК.ИТ в режиме «Проводки» задачи «Документы дня». При этом необходимо выбрать тип проводки: «Проводки по рублевой кассе», «Проводки по валютной кассе».

В строках «Исполнитель», «Текущая пачка», «Дата документа» автоматически устанавливаются системное имя пользователя, номер открытой пачки, текущая дата из паспорта бана.

В полях «Приход / Расход», «№ документа», «Касса», «Символ», «Клиент», «Сумма», «Назначение платежа», «Тип документа» необходимо ввести реквизиты операции. При условии корректности введенной информации диалоговое окно пополнится значениями из базы данных, соответствующими введенным:

в строку «Счет кассы» подставится наименование выбранного счета кассы;

в строку «Остаток: BYB:» вместо 0.00 - остаток на счете кассы на момент совершения проводки;

в строку «Корреспондент» вместо «?» подставится наименование счета клиента.

По кнопке «Провести» сумма будет списана со счета плательщика и зачислена на счет получателя. В случае неверно введенных данных система выдаст предупреждение на экран. В случае успешной проводки вы получите сообщение на экран, щелкнув по кнопке «OK» – на экране появится образ первичного документа (приходного (расходного) кассового ордера).

По кнопке «Итого» появится окно с суммой кассовых документов по счету клиента.

Основными формами отчетности по кассовым операциям выступают формы синтетического учета (журналы по приходу и расходу) и «Отчет о кассовых оборотах» формы 0520.

Согласно Инструкции о порядке составления Отчетов о кассовых оборотах банков и Национального банка Республики Беларусь (форма 0520) от 26.06.2007г. № 192 (в ред. от 14.10.2009 № 238) отчет составляется на 1-е, 8, 15 и 22-е числа месяца.

В отчет включаются отчетные данные как в целом по банку, так и в разрезе его структурных подразделений, административно-территориальных единиц (районов). При этом по приходу и расходу отражаются отчетные данные в разрезе наименований и кодов отчетных данных.

Отчет банка должен содержать сведения об операциях приема и выдачи наличных денежных средств также в банкоматах, обменных пунктах.

Итоги оборотов банка за день по приходу и расходу (за исключением остатков кассы) должны совпадать с итогами оборотов по дебету и кредиту балансовых счетов 1010, 1011, 1020, 1030, 1040, 1060 по ежедневному балансу.

Отчеты должны быть представлены в виде текстовых файлов установленного формата по электронной почте ProCarry в адрес почтового ящика МАКЕТ.NBRB.

Для получения отчетных форм по операционной кассе банка необходимо из задачи «Отчеты / Отчеты по кассе» вызвать соответствующую задачу. После ввода всех необходимых данных отчет будет создан.

"

В практике отечественного предпринимательства широкое распространение получили расчеты с использованием наличности. Обширное применение такого инструмента обуславливается его удобством и универсальностью. Но нужно учитывать, что использование наличных денег не должно нарушать нормы российского права, в том числе и об обязанности по учету кассовых операций.

Нормативное регулирование кассовых операций

Сфера применения наличных расчетов строго регламентирована Центробанком России в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У . Так, наиболее часто организации могут использовать деньги из кассы на заработную плату, выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и внесение денег на соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные Банком России, наличные денежные средства компании направлять не могут.

При любом использовании наличных денег соответствующее предприятие обязано неукоснительно соблюдать и иной нормативный акт Центробанка Российской Федерации, которым являются Указания от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания). Поименованный нормативный документ содержит исчерпывающий перечень процедур, необходимых для правильного ведения кассовой дисциплины компании.

Лимиты кассы

Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов, соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы. Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.

Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.

Для исполнения предписаний Центробанка РФ компании, использующие наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые предприятия.

Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у предприятия быть не должно.

Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении лимита должно использовать формулы, разработанные Центробанком Российской Федерации. Поименованные алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения показателей, используемых в расчете.

Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит, установленный произвольно. Если расчет производится предприятием, созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при определении лимита следует использовать планируемые значения.

Введение разработанного лимита в действие осуществляется через издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа. Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их расчет.

Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации, при расчете лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.

Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.

Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные лимиты для каждого такого подразделения.

Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает денежные средства по окончании рабочего дня.

Кассовые операции

По общему правилу действия предприятий, связанные с приемом или выдачей наличных денег, являются кассовыми операциями. Их участником может быть любое лицо, отвечающее признакам дееспособности и правоспособности.

Для единообразного оформления движения наличных денег Госкомстат России Постановлением от 18.08.1998 № 88 разработал и утвердил унифицированные формы документов. Утвержденные бланки применяются субъектами для наличных расчетов и используются при учете кассовых операций. Их заполнение является обязательным. Составление документов по иным формам свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и наказывается штрафом.

Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций, необходимой для правильного оформления операций с наличными деньгами, является:

• расходный кассовый ордер;
• приходный кассовый ордер;
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость.

Любые движения наличных денег в кассе компании обязательно оформляются расходным или приходным ордерами. Такие документы подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с наличными деньгами проводятся последним.

Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием легитимности такого заполнения является осуществление операций с наличностью руководителем.

Важно помнить, что сотрудники, прямо не названные Центробанком России, лишены права совершать кассовые операции и составлять соответствующие документы. Ответственному работнику обязательно передаются печати и штампы, а также вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных на подписание РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную подпись.

Еще одним необходимым документом является кассовая книга. Порядок ее заполнения и ведения подробно описан в нормативных актах России.

Все записи в кассовой книге должны быть подкреплены РКО и ПКО. По окончании смены кассир сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями, указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток наличных денег.

Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.

Если происходит выдача заработной платы работникам или стипендий, то необходимо заполнять и вести расчетно-платежную ведомость. Сведения в названном документе должны соответствовать данным кассовой книги и РКО.

При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости необходимо руководствоваться приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н , которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению форм первичных учетных документов.

Все документы по операциям с наличными деньгами могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для последнего способа необходимы электронная подпись и обеспеченность компании специальными техническими средствами.

Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и разборчиво.

Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег, предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы отметки «фондовый».

Бухгалтерский учет кассовых операций

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от 31.10.2000 № 94н , которым утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Указанным выше Планом счетов введен счет 50 «Касса».

Вышеназванный счет предназначен для ведения бухгалтерского учета кассовых операций с денежными средствами в кассах компаний.